Datenschutzerklärung

1. Über diese Erklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten die Plattform bei der Erbringung von Diensten zur Analyse von Gesprächen und zugehörigen Texten verarbeitet, zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage, an wen wir sie zur Verarbeitung weitergeben können, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Erklärung ist integraler Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Angaben zum Betreiber des Dienstes werden auf Anfrage über die auf der Website angegebene Support-Adresse zur Verfügung gestellt.

Entwurf. Dieses Dokument ist eine vorläufige Fassung und unterliegt vor Veröffentlichung noch einer abschließenden juristischen Prüfung.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten. Ihre E-Mail-Adresse und weitere Angaben, die Sie bei der Registrierung und in den Einstellungen machen, sowie technische Kontokennungen.

Aufnahmen und Transkripte. Audioaufnahmen von Gesprächen und andere Materialien, die Sie hochladen oder die über von Ihnen verbundene Kanäle eingehen (Telefonie, E-Mail, Integrationen, API), sowie daraus abgeleitete Daten: Transkripte, Übersetzungen, Zusammenfassungen, extrahierte Metriken und Tags.

Metadaten. Betriebsinformationen zu Aufnahmen und deren Verarbeitung — Zeit, Dauer, Sprache, verwendete Engines und Modelle, Auftragsstatus — sowie technische Protokolle, die für Betrieb und Diagnose des Dienstes erforderlich sind.

Abrechnungsdaten. Angaben zu Ihrem Tarif, Ihrem Kontostand, durchgeführten Vorgängen und deren Kosten. Daten zu Zahlungsmitteln werden von Zahlungsdienstleistern verarbeitet und nicht vom Dienst gespeichert.

3. Warum wir Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Daten ausschließlich, um Ihnen die Dienste der Plattform bereitzustellen: Entgegennahme und Speicherung von Materialien, Transkription und Analyse, Betrieb der von Ihnen aktivierten Analyse-, Automatisierungs-, Integrations- und API-Funktionen, Verwaltung Ihres Kontos und der Abrechnung, Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes und Kommunikation mit Ihnen in Supportfragen.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen den Inhalt Ihrer Aufnahmen und Transkripte nicht für Zwecke, die nicht mit der Erbringung der Dienste für Sie zusammenhängen.

4. Unterauftragsverarbeiter

Zur Erbringung der Dienste ziehen wir externe Anbieter (Unterauftragsverarbeiter) hinzu, die Daten in unserem Auftrag oder nach Ihrer Wahl verarbeiten. Die wichtigsten Kategorien:

Cloud-Anbieter für Spracherkennung (STT) und Sprachmodelle (LLM). Werden bei Transkription und KI-Analyse eingesetzt. Der konkrete Anbieter und das Modell richten sich nach Ihren Einstellungen; bei Nutzung eigener Schlüssel (BYO) erfolgt die Verarbeitung beim von Ihnen gewählten Anbieter zu dessen Bedingungen.

Infrastruktur und Hosting. Anbieter von Cloud-Rechenleistung und -Speicher, auf denen der Dienst und die Daten liegen.

Anbieter begleitender Dienste. Zum Beispiel für den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen und die Zahlungsabwicklung.

Für die lokale Verarbeitung ohne Weitergabe von Audio an externe Anbieter stehen Optionen mit eigenem Worker und eigenen Schlüsseln zur Verfügung — dabei bleiben Inhalte in Ihrem Perimeter. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange das Konto aktiv ist und dies für die Erbringung der Dienste erforderlich ist, sowie im Rahmen der von Ihnen festgelegten Aufbewahrungseinstellungen. Sie können einzelne Aufnahmen und Materialien jederzeit löschen.

Nach Löschung des Kontos oder auf entsprechenden Antrag löschen oder anonymisieren wir die zugehörigen Daten innerhalb einer angemessenen Frist, mit Ausnahme von Angaben, die wir gesetzlich aufbewahren müssen (zum Beispiel zu Buchhaltungszwecken). Backups werden im Rahmen des üblichen Rotationszyklus entfernt.

6. Sicherheit

Wir wenden organisatorische und technische Maßnahmen zum Schutz der Daten an, einschließlich Kontoisolierung und Zugriffskontrolle: Zugriff auf Ihre Aufnahmen haben nur Sie und diejenigen, denen Sie ihn eingeräumt haben. Wir behaupten nicht, über formelle Zertifizierungen zu verfügen.

Keine Methode der Datenübertragung und -speicherung ist absolut sicher; wir können keine unbedingte Sicherheit garantieren, arbeiten aber daran, Risiken zu verringern.

7. Ihre Rechte

Sie können auf Ihre Daten zugreifen, sie berichtigen, mit den im Dienst verfügbaren Mitteln exportieren sowie einzelne Materialien oder das gesamte Konto löschen. Für Anfragen, die Sie nicht selbst über die Oberfläche erledigen können, wenden Sie sich an die auf der Website angegebene Support-Adresse.

Umfang und Ausübung der Rechte können vom anwendbaren Recht zum Schutz personenbezogener Daten abhängen.

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wesentliche Änderungen spiegeln sich im Aktualisierungsdatum oben im Dokument wider. Mit der weiteren Nutzung des Dienstes akzeptieren Sie die jeweils aktuelle Fassung.

9. Kontakt

Bei Fragen zur Datenverarbeitung und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die auf der Website angegebene Support-Adresse. Angaben zum Betreiber des Dienstes werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.